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Organizzazione Intelligente

Un approfondimento sull’Organizzazione Intelligente per l’Impresa Intelligente e sul modello generico.

Questa pagina è rivolta agli ICT Manager (CIO) per permettere di comprendere il modello usato per Impresa Intelligente e la sua presentazione alla Direzione Aziendale. Qui la storia del modello Organizzazione Intelligente. Vedi

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Premessa

Prima di addentrarci nella descrizione di Organizzazione Intelligente mi preme sottolineare che l’innovazione degli strumenti tecnologici usati in azienda impatta sia l’Organizzazione che i Processi interni e comporta la necessità di formazione del personale. Tutte cose che debbono essere fatte necessariamente per gradi per non ingolfare l’Azienda con conseguente perdita di redditività.

Pertanto è importante focalizzare i seguenti aspetti a carico della Direzione e guidati dall’area CIO che innovi / adegui:

  • Strumento per strumento (non tutti insieme)

  • Per singola Area o per singole Funzioni

Non necessariamente l’Organizzazione deve avere tutti i rami (la funzione potrebbe non essere rilevante nel contesto aziendale)

La “magia” sarà nel disporre di “gateway” che permettano:

  • L’interazione tecnologica tra Strumenti attuali e nuovi (moduli gateway tra Applicazioni e Data Base attuali e nuovi)

  • L’interazione organizzativa  tra Funzioni attuali e Funzioni innovate (personale utilizzante strumenti di entrambi gli ambienti).

 

Descrizione dell’Organizzazione Intelligente

Entrando nella descrizione di Organizzazione Intelligente, il cui applicabilità è comune ad altri ambiti, faremo focus sul nostro caso Impresa Intelligente che è composta da:

  • 5 Aree che rappresentano un’Unità, al livello TOP (Direzione), corrisponde all’Impresa, ogni area può essere esplosa in altre 5 (Funzioni) e così via per i vari livelli gerarchici.

  • Le cinque diverse funzioni della figura (Aree dell’Impresa) sono egualmente importanti e collaborano tra di loro a rete, ognuna comunica in broadcast con le altre quattro. Le attività sviluppate da ogni funzione sono quindi condivise con le altre che ne terranno conto per lo sviluppo delle proprie.

  • Una decisione aziendale dovrebbe essere condivisa dalle 5 Aree, nel caso che non lo sia il rischio di non arrivare al risultato atteso è tanto maggiore quanto sono le “non condivisioni” (che comunque vanno registrate)

  • L’assenza temporanea di un Responsabile può essere sopperita dagli altri 4 in quanto informati regolarmente delle attività svolte.

  • Ogni singola funzione (parte dell’unità) può essere dettagliata sempre in cinque sotto funzioni analoghe (Reparti dell’Impresa) e così via fino a dettagliare il livello gerarchico necessario (struttura Frattale). In questo modo ogni unità a qualsiasi livello gerarchico avrà consapevolezza del proprio scopo, dei propri strumenti, della realizzazione del compito assegnato e del relativo rilascio al proprio cliente (inteso interno o esterno all’azienda).

Questa struttura a mappa, di tipo diadica – cioè ha 5 rami, rende meglio la visione di insieme. Scopri di più sulle Mappe Mentali

OI_Generica_i-VAL

  • L’applicabilità della struttura organizzativa copre da:

    1. Imprese individuali – microimprese – es: il professionista coadiuvato dal suo commercialista)

    2. Piccole e Media Imprese

    3. Pubblica Amministrazione Locale e Centrale

    4. Reti di Imprese

    5. Grandi Imprese

  • Ogni persona potrà avere assegnata una o più funzioni a secondo del carico di attività (in particolare nei casi 1 e 2) e potrà avere più responsabili. Questo disaccoppia il mix di competenze di ognuno dal tema organizzativo (non più organizzazioni che cambiano in funzione delle competenze dei Responsabili), permettendo l’uso di strumenti standard e misure confrontabili nel tempo.

  • Ogni persona farà un Accounting dell’attività svolte indicando l’Area/Funzione per cui ha lavorato (in particolare nel caso si abbia “più cappelli” e più Responsabili serve a allocare le priorità di esecuzione).

  • Il responsabile della Funzione avrà ad interim una Funzione di quelle gestite e quindi sarà al tempo stesso membro dell’unità superiore (es: primo livello Aziendale-Area Operation), coordinatore della propria unità (es: Area Operation) e responsabile di una funzione della propria unità (es: Operation-Funzione 3). Questo velocizza i processi decisionali e ottimizza l’uso delle risorse (si tenga conto che in un gruppo maturo e ben organizzato il responsabile ha poco da coordinare, … e quindi può fare altro!).

Le 5 funzioni di ogni livello hanno scopi diversi (rappresentano l’unità base intelligente) ed in taluni casi possono essere definiti mantenendo un principio di Sincronicità tra funzioni di livelli diversi che meglio permettono l’analisi del Titolo/Contenuto più corretto (esempio). Per questa analisi è molto utile il metodo inventivo TRIZ, che è descrive un processo creativo in ambito tecnico e tecnologico, codificandolo, rendendolo così ripetibile e applicabile in diversi contesti (e nel nostro caso livelli).

Questa sincronicità permette di indirizzare ogni singolo livello, indipendentemente dalla sua nome, con un numero (in senso orario 1-Financial … 5-Sales) analagomente a come avviene per le lettere della sequenza del DNA.

Ad esempio le due sequenze, diverse per la prima cifra, possono descrivere la medesima struttura Organizzativa (rif: modello inventivo del TRIZ) con caratteristiche specifiche per l’ambito in cui sono usate:

  • 3.1.2.1.2: esempio un braccio (Area Instrument) della nostra Impresa Intelligente con 5 dita della mano (sue Funzioni e sotto-Funzioni successive)

  • 4.1.2.1.2: esempio una gamba (Area Operation) della nostra Impresa Intelligente con 5 dita del piede (sue Funzioni e sotto-Funzioni successive)

Questa regola (*) semplifica di molto la segmentazione di problemi complessi in sotto problemi semplici e permette una ricerca più semplice dell’informazione in contesti diversi: esempio la struttura dati aziendale e del dipendente può avere la medesima organizzazione (directory e sotto directory) dell’Impresa.

(*) Note:

  • la regola è presente anche nei 5 algoritmi usati nella implementazione di sistemi dotati di Intelligenza Artificiale (IA). Vedi
  • Anche in natura sono presenti regole basate su modularità 5 o 11 per formare la materia Quasi Cristallo. Wikipedia Video

 

Misura dell’Organizzazione Intelligente

Per la misurazione dell’efficacia dell’Impresa Intelligente, l’Organizzazione viene rappresentata con una struttura a 5 palle su pentagono contenente una stella; le linee, ad esempio, rappresentano l’interconnessione di comunicazione tra le varie Aree.

Nell’esempio sotto le parti tratteggiate indicano una carenza di comunicazione segnalata dai Responsabili durante le interviste di Assessment iniziale prima della proposta delle modifiche Organizzative. II_Cominicazione_i-VAL

 

In questo ulteriore esempio, la distanza tra il rilevato (pallino arancione) ed il desiderato (pallino rosso) evidenzia una carenza delle risorse assegnate (Numero/Competenza)

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Scalabilità dell’Organizzazione Intelligente

La struttura organizzativa permette un  equilibrio tra le varie funzioni dell’Impresa e la sua crecita/decrescita in diverse modalità (caso Impresa Intelligente):

  1. Ruoli equilibrati dei 5 rami: il ramo Finance è il custode del valore dell’impresa (valore economico, nello statuto/norme, nelle persone, negli Asset e nell’essere a norma per evitare rischi di multe onerose; il ramo Executive è il motore che vuole evolvere per creare nuovo valore; la parte Instrument gestisce tutti gli strumenti utili per operare; la parte Operation è il luogo in cui si crea il valore per i clienti, la parte Sales quella che lo trasferisce ai clienti. Tali raggruppamenti permettono di evitare i classici conflitti tra le funzioni, due esempi: un Prodotto/Servizio non ben fatto comporta spese di Assistenza più alte, avere le due funzioni sotto lo stesso cappello risolve all’origine il conflitto.  Un parte Finance costretta a dare prioritariamente dividendi agli azionisti, e non ad incrementare il valore globale, nel tempo spolperà l’Impresa consumando il valore degli Asset e degli Intangible.

  2. Crescita (De-) circolare partendo dalla testa “2-Executive” e proseguendo in senso orario fino al “1-Finance” si è in grado di rilevare i misurare i risultati ottenuti in conseguenza delle decisioni prese e dell’operatività reale e  quindi procedere con successivi loop per raggiungere gli obiettivi prefissati.

  3. Ramificazione con Ereditarietà al crescere dell’organizzazione è possibile inserire nell’ “4-Operation” tante Busines Unit che operano come imprese indipendenti ma che che ereditano (usano) i servizi/regole  dell’Impresa madre.

  4. Split dell’Impresa è possibile trasformare i rami di azienda in aziende indipendenti governate dall’Holding madre o da mettere sul mercato.

  5. Reti di Imprese è possibile usare il modello per organizzare Reti di Imprese che condividano una base Clienti/Mercato (Sales) o che concorrono alla produzione di Beni e Servizi integrati tra loro (Operation).

Alla base della scalabilità dell’Organizzazione Intelligente vi è la sua struttula frattale, cioè che si ripete nella sua forma allo stesso modo su scale diverse. Una conseguenza rilevante è che essa può essere applicata a livello ancora più macro come per reti di imprese, connessione tra imprese nel mercato e in altri ambiti organizzati: Associazioni, PPAA, Governi, …

Inoltre applicando il principio di Sincronicità tra funzioni di livelli diversi e rami diversi (vedi sopra) si ottengono soluzioni e interazioni casuali, tra le funzioni o aziende, un pò meno guidate dal caso! Uso delle stesse Regole/DNA.

Creazione dell’Organizzazione Intelligente

La struttura organizzativa può essere:

  • Creata dalla Direzione, tipico di una impresa: le funzioni e le persone sono il risultato di una scelta operata in modalità top-down

  • Creata dalla Base, tipico di associazioni no profit e di quelle politiche: le funzioni e le persone sono il risultato delle disponibilità dei vari partecipanti, che raggruppati per finalità operative, eleggono un loro rappresentante “capogruppo” che interagisce verso i livelli superiori autorganizzandosi con l’uso di sistemi elettivi democratici Diretti e Indiretti.

In entrambi casi è possibile organizzare più organizzazioni in un modello a Dodecaedro come descritto in Universo Intelligente e in Magic Sequence. Potrebbe essere utile per realizzare l’Organizzazione più complessa della Storia dell’Umanità: il Governo Intelligente.

Organizzazione Iper-Intelligente

Organizzazione Iper-Intelligente

Le Persone al centro dell’Organizzazione Intelligente

Vi sarebbe molto da dire e vi sono esperti del settore più titolati nel trattare l’Agomento. Mi limiterò alle linee guida a modularità 5:

  1. Come Vogliamo Essere composto dalla carta dei Valori base: Passione, Fiducia, Determinazione, Sobrietà; Etica (vedi valori di i-VAL)

  2. Come Vogliamo Agire composto analisi adeguatezza: Coerenza, Logica, Esperienze Precedenti, Capacità e risorse adeguate, Comunicazione corretta; e dal Metodo di lavoro: Comprendere, Comunicare, Coinvolgere, Motivare e … Dirigere/Agire

  3. Come vogliamo gestire il nostro tempo: composto da Gestione delle attività entranti; i criteri di priorità: importanza e urgenza; dalla To Do List; dalla Tecnica del pomodoro nell’esecuzione delle attività; dalla gestione del Tempo della nostra Vita lavorativa e non.

  4. Come vogliamo Comunicare: Comunicazione interna di tipo: Diretto, Verticale, Orizzontale, Trasversale e esterna verso il Cliente/… (uso dei soli strumenti di comunicazione aziendali!)

  5. Con che metodi Comunichiamo: Incontri/Breefing, Note/Mail formali; Comunicazione tra Funzioni; Comunicazione interpersonale; Comunicazione occasionale.

 

Organizzazione Intelligente e le norme ISO 9001 / GDPR

Il modello Organizzazione Intelligente su illustrato ben si adatta ai requisiti ISO 9001 che normano la realizzazione, in una organizzazione, di un sistema di gestione della qualità, al fine di condurre i processi aziendali, migliorare l’efficacia e l’efficienza e nella realizzazione del prodotto e nell’erogazione del servizio, ottenere ed incrementare la soddisfazione del cliente. La tracciabilità dei dati come delle responsabilità permette l’adozione delle nuove norme Privacy GDPR in modo semplice e veloce.

 

BIBLIOGRAFIA

Organizzazione Intelligente fa parte degli studi sulla Teoria del Tutto Coscienza Inclusa, vedi: www.i-Val.it/ViaLucis.

Pagina creata il 23-ago-2017   ultima modifica 14-set-2021

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